Privacy statement

Dit privacy statement is van toepassing voor New Energy Systems (Services), gevestigd op het adres De Steeg 15, 6333 AT Schimmert; bereikbaar via telefoonnummer 045-4040604 of per e-mail info@newenergysystems.nl.

Uw privacy is belangrijk voor ons. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonlijke gegevens New Energy Systems (Services) van u verzamelt via onze website, sociale media, het verkooptraject, onze producten en hun registraties, en met welk doel we die gegevens gebruiken. Dit statement is van toepassing op alle producten en diensten die door New Energy Systems (Services) worden aangeboden.

Voor een goed begrip van dit privacy statement leggen wij u twee begrippen uit:

Persoonsgegevens: gegevens die te herleiden zijn naar een natuurlijk persoon. Bijvoorbeeld uw naam en adres, maar ook uw telefoonnummer, e-mailadres en verbruiksgegevens.

Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, gebruiken, raadplegen en bewaren van uw gegevens, maar ook het verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.
 

1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Wij doen dit om effectief te kunnen werken en u de beste ervaringen met onze producten en diensten te kunnen bieden. Dit zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

• (Potentiële) klanten
• Bezoekers van onze website en/of sociale media
• Mensen die op welke manier dan ook interesse tonen in onze producten en/of diensten

2. Wanneer ontvangen wij persoonsgegevens van u?

Wij kunnen op diverse manieren om uw persoonsgegevens vragen. In de meeste gevallen is dit zodra u (via onze website, telefonisch of persoonlijk) interesse toont in (een van) onze producten en u een aantal van deze gegevens rechtstreeks aan ons verstrekt.  Denk hierbij onder andere aan het aanvragen van een offerte of informatie.

Wij kunnen ook persoonsgegevens van u verkrijgen, zodra u onze website en/of sociale media bezoekt. Hiervoor maken wij gebruik van technologieën zoals cookies (zie ook paragraaf 9), met behulp waarvan onze services kunnen worden verleend en gegevens kunnen worden verzameld. Met al deze persoonsgegevens gaan wij zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk om.

Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn:

• Wij zullen u nooit om meer persoonsgegevens vragen dan nodig is om onze producten en diensten te kunnen laten functioneren.
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden indien dit noodzakelijk is om het product of de dienst die u afneemt, te kunnen laten functioneren.
• Wij verkopen of verhuren uw gegevens niet door aan derden.

3. Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor onderstaande doelen. Per doel geven we de meest voorkomende voorbeelden aan van de persoonsgegevens die wij verwerken:

3.1 Om een relatie met u aan te gaan
Als u klant bij ons wilt worden, hebben wij bepaalde persoonsgegevens van u nodig. Deze gegevens kunnen wij via onze website, telefonisch, per e-mail of tijdens een persoonlijk gesprek aan u vragen.

Het gaat hierbij altijd om uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Op basis van deze gegevens kunnen wij voor u een klantaccount aanmaken ten behoeve van offertes, opdrachten, uitvoering en onderhoud. Daarnaast vragen wij u, indien beschikbaar, om uw energieverbruik (stroom en/of gas). Op basis hiervan bekijken wij welk(e) product(en) wij u het beste kunnen adviseren.

Tijdens een adviesgesprek op locatie voeren wij meteen een schouw uit, waarbij door een adviseur en/of een engineer wordt bekeken hoe een duurzaam energiesysteem kan worden toegepast. Dit houdt in dat men het traject voor kabels en/of leidingen naloopt, het dak inspecteert en inmeet, de meterkast controleert, en eventueel andere objecten dient te bekijken die nodig zijn om een goed advies uit te kunnen brengen over de toepasbaarheid van een duurzaam energiesysteem.

Indien nodig maken wij ook gebruik van software, waarmee we de locatie en ligging van uw gebouw via satelliet- en straatbeelden in kaart kunnen brengen en maatvoeringen kunnen berekenen. Dit programma is een tool in de werkvoorbereiding en biedt verder geen persoonlijke details over de situatie van het gebouw of uw woonsituatie.

Ten behoeve van de werkvoorbereiding en calculaties, maken we ook vaak foto's van voorgenoemde objecten om op een later tijdstip de situatie van een bepaald project nogmaals te beoordelen. Deze foto's zijn uitsluitend bestemd voor gebruik in de werkvoorbereiding of voor aftersales, en zullen niet openbaar worden gedeeld.

3.2 Om een relatie met u te kunnen onderhouden
Indien u klant van New Energy Systems (Services) wordt of bent, dan willen wij u zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn. Na de montage van een duurzaam energiesysteem, kunt u er onder andere voor kiezen om (periodiek) onderhoud te laten uitvoeren, storingen te melden en laten verhelpen, en proactief uw systeem te laten monitoren. Hiervoor is het noodzakelijk dat wij inzage hebben in uw systeem. Dit gebeurt in de meeste gevallen via een online monitoringsplatform, dat meestal geïntegreerd is in de geleverde apparatuur. Na afloop van de montage maken de monteurs tevens foto's van het eindresultaat. Aan de hand hiervan kunnen we achteraf altijd zien hoe alle componenten zijn gemonteerd.

3.3 Om marketingactiviteiten uit te kunnen voeren
Om u als klant goed van dienst te kunnen zijn, verwerken wij ook gegevens ten behoeve van marketingactiviteiten. We kunnen u onder andere via post, telefoon, e-mail en (online) advertenties informeren over onze producten en diensten. Ook weten wij welke producten u van ons heeft en voor welke producten u mogelijk interesse heeft getoond via onze website. Op basis van deze gegevens kunnen we u gerichte aanbiedingen doen van onze producten en diensten. Wilt u niet benaderd worden voor marketingactiviteiten, neem dan contact met ons op. De foto's die onze monteurs na montage maken kunnen we, indien het beeldmateriaal zich ertoe leent, ook inzetten voor overige marketingactiviteiten. Tenminste één foto wordt gebruikt om uw project als referentie op onze website te vermelden.

3.4 Om uw en onze belangen te beschermen
Wij vinden het belangrijk dat uw en onze belangen goed worden beschermd. Zo verwerken wij uw gegevens om een inschatting te maken van voorzieningen die wij moeten treffen om onze producten en diensten up-to-date te houden. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens voor de ontwikkeling van nieuwe producten of diensten, voor het verbeteren van bestaande producten of diensten, of om de kwaliteit en veiligheid van onze producten te waarborgen. Dit doen we bijvoorbeeld aan de hand van reviews, feedback en/of klantpanels.

3.5 Voor historische, statistische en/of wetenschappelijke doeleinden
Wij verwerken niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor de doeleinden zoals genoemd. Indien u klant van ons bent, dan bewaren wij uw persoonsgegevens. Dit doen we voor het verstrekken van service, het bieden van de beste ervaringen met onze producten, onze bedrijfsvoering en communicatie met u als klant.

Indien u ondanks getoonde interesse uiteindelijk geen klant wordt/bent geworden, dan bewaren wij ook uw gegevens. Deze gegevens kunnen we dan nog gebruiken voor historische, statistische en/of wetenschappelijke doelen en analyses. Dit doen wij bijvoorbeeld om het aantal klanten en leads over de jaren heen in beeld te brengen.

4. Wat zijn de gevolgen als ik mijn persoonsgegevens niet verstrek?

Als u klant bij ons wilt worden, hebben wij bepaalde persoonsgegevens minimaal van u nodig. Het gaat hierbij altijd om uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Op basis van deze gegevens kunnen wij u een klantaccount aanmaken ten behoeve van offertes, opdrachten, uitvoering en onderhoud, en kunnen wij contact met u opnemen.

Zonder voorgenoemde gegevens kunnen wij u niet registreren als klant en kunnen wij geen producten aan u leveren. Wij zullen u nooit om meer persoonsgegevens vragen dan nodig is om onze producten en diensten te kunnen laten functioneren.

5. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle onderdelen van New Energy Systems (Services) verwerken persoonsgegevens. Dat betekent dat uw gegevens verwerkt en gedeeld worden binnen alle afdelingen (sales, engineering, administratie, marketing en services). In bepaalde gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden, maar uitsluitend indien u hiervoor toestemming geeft. Kijk voor meer informatie hierover in paragraaf 6.

6. Met welke partijen kunnen mijn persoonsgegevens worden gedeeld?

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden, indien dit noodzakelijk is om het product of de dienst dat u afneemt, te kunnen laten functioneren of als u New Energy Systems (Services) de opdracht geeft om bepaalde handelingen voor u uit te (laten) voeren. Deze partijen zijn nauwkeurig geselecteerd door New Energy Systems (Services) en worden alleen ingeschakeld als dit past bij het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt. Wij verkopen of verhuren uw gegevens niet door aan derden.

In de meeste gevallen werken wij met (een van) de volgende partijen samen, onder andere voor het terugvorderen van de btw op zonnepanelen (voor particulieren), het aanvragen van subsidies en/of het monitoren van uw duurzaam energiesysteem:

6.1 BTWretour
Indien u als particulier New Energy Systems (Services) verzoekt om de btw op uw zonnepanelen terug te laten vorderen, dan zullen wij conform de gevraagde benodigde gegevens vanuit onze partner BTWretour uw persoonsgegevens doorgeven. Dit bedraagt naast persoonsgegevens die wij reeds hebben, ook een kopie van uw identiteitsbewijs of paspoort met daarop duidelijk zichtbaar uw BSN-nummer, een kopie van een bankafschrift waarop de btw teruggestort dient te worden en een kopie van de factuur/facturen die u van New Energy Systems (Services) heeft gekregen. Deze gegevens dient u zelf aan ons te verstrekken en zijn nodig om u als ondernemer aan te melden bij de Belastingdienst, om de btw voor u terug te kunnen vorderen.

Wij adviseren u altijd om gegevens die niet nodig zijn, onherkenbaar te maken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan transacties en bedragen op uw bankafschrift. Indien wij deze gegevens voor u dienen aan te leveren bij BTWretour, dan zullen wij meteen na het indienen van de aanvraag de voorgenoemde documenten verwijderen. Het vervolgtraject verloopt rechtstreeks met u als klant. New Energy Systems (Services) is niet betrokken in het proces noch wordt het op de hoogte gesteld van de terugvordering.

6.2 SVn
Indien u New Energy Systems (Services) verzoekt om te helpen met het aanvragen van een financiering (in de meeste gevallen een duurzaamheidslening), dan zullen wij conform de gevraagde gegevens vanuit de kredietverstrekker (in de meeste gevallen de SVn) samen met u uw persoonsgegevens doorgeven. Dit betreft een document waarop wij samen met u de gegevens invullen en dat u vervolgens dient te ondertekenen. Samen met een kopie van de offerte(s), wordt de aanvraag verstuurd. Het vervolgtraject verloopt rechtstreeks met u als klant. New Energy Systems (Services) is niet betrokken in het proces noch wordt het op de hoogte gesteld van een toekenning of afwijzing.

6.3 Rijksdienst voor Ondernemend Nederland
Indien u New Energy Systems (Services) machtigt om een subsidie aan te vragen, dan zullen wij conform de gevraagde benodigde gegevens vanuit de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland uw persoonsgegevens doorgeven. Dit betreft een machtigingsformulier waarop wij samen met u de gevraagde gegevens invullen en dat u vervolgens dient te ondertekenen.

Vragen wij voor uw bedrijf een SDE+-subsidie aan, dan geeft u op het bijbehorende machtigingsformulier tevens aan tot welke handeling u New Energy Systems (Services) machtigt.

6.4 Monitoring via omvormer(s) en/of bewakingssystemen
Indien u een zonnestroom-systeem aanschaft  met een omvormer, dan is dit bijna altijd voorzien van een monitoringsysteem. Uw zonnestroom-systeem dient door ons (ook ten behoeve van garantie) te worden geregistreerd in het portaal bij de fabrikant en is daarna voor zowel uzelf, als New Energy Systems (Services) als de fabrikant inzichtelijk. Wij gebruiken de monitoring in hoofdzaak voor het monitoren van uw zonnestroom-systeem en het oplossen van storingen. Afhankelijk van uw keuze, gebeurt het monitoren proactief of reactief. Bij zakelijke zonnestroom-systemen met een vermogen groter dan 10 kWp, vermelden wij in ons projectoverzicht op onze website tevens een hyperlink naar de online monitoring. Dit biedt potentieel nieuwe klanten de gelegenheid de mogelijkheden van monitoring te ontdekken.

6.5 Bezoekers van onze website
Indien u een duurzaam energiesysteem aanschaft  via New Energy Systems (Services), dan voegen wij na oplevering uw project met een foto toe aan ons projectoverzicht met referenties. Dit referentie-overzicht staat op onze website onder het menu 'projecten' en biedt voor websitebezoekers een actueel overzicht van alle door New Energy Systems (Services) gerealiseerde projecten. Deze projecten zijn tot op straatniveau zichtbaar, echter staan er nooit persoonsgegevens bij. Bij zakelijke projecten benoemen wij wel de bedrijfsnaam. Om uw privacy te waarborgen, bewerken wij uw foto's altijd dusdanig dat websitebezoekers niet meer zien dan het duurzaam energiesysteem.                                                                                                                                                                               

7. Externe links

Onze website bevat links naar externe websites, waarbij het ons doel is u (indien gewenst) door te linken naar de juiste website. Dit privacy statement geldt niet voor die externe websites. Ook voor monitoringswebsites van fabrikanten, waar u een account aanmaakt om uw duurzaam energiesysteem te kunnen monitoren, geldt dit privacy statement niet. Deze producten en diensten hebben mogelijk hun eigen privacyverklaringen en beleidsregels die van toepassing zijn. New Energy Systems (Services) is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites en de manier waarop daar met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Wij adviseren u altijd na te lezen op welke manier deze andere websites met uw persoonsgegevens omgaan.

8. Sociale media

Op onze websites kunnen buttons van sociale media staan, zoals Facebook, Linkedin of Twitter. Voor deze sociale media geldt dit privacy statement niet. Het gebruik van sociale media is uw eigen verantwoordelijkheid. Wij raden u aan de privacyregels van deze sociale media goed te lezen, zodat u weet wat er met uw gegevens gebeurt. Veel aanbieders zijn buiten de Europese Unie gevestigd en slaan uw persoonsgegevens ook buiten de Europese Unie op. Hierdoor is het mogelijk dat uw persoonsgegevens niet op hetzelfde niveau zijn beschermd als binnen de Europese Unie. Als New Energy Systems (Services) een bedrijfspagina heeft op een van deze sociale media, zoals op Facebook of Linkedin, dan geldt dit privacy statement wel voor de content op die pagina's.

9. Cookies

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die via onze website op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst als u onze website bezoekt. Voor sommige cookies is toestemming nodig. Die toestemming vragen wij aan u in een pop-up venster, in ieder geval bij een eerste bezoek aan onze website. U kunt cookies ook weer verwijderen uit uw browser of de instellingen van uw browser instellen naar uw persoonlijke voorkeuren.

9.1 Doel van cookies
Wij gebruiken cookies om uw persoonlijke instellingen en voorkeuren te onthouden. Via onze website worden bijvoorbeeld cookies van Google geplaatst, om te analyseren hoe bezoekers onze website gebruiken en hoe effectief onze Adwords-advertenties bij Google zoekresultaatpagina's zijn.

Uit deze analyse kunnen we onder andere achterhalen waar websitebezoekers vandaan komen, welke browser ze gebruiken en welke zoekvragen er worden gesteld. Deze gegevens worden geregistreerd en gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Het doel hiervan is de functionaliteit en effectiviteit van onze website te kunnen waarborgen en optimaliseren. Tevens kunnen we op basis hiervan advertenties aan u tonen.

10. Inzage, rectificatie en/of verwijdering in/van uw persoonsgegevens

U heeft het recht en de mogelijkheid uw persoonsgegevens in ons systeem in te zien. U kunt indien gewenst deze informatie verbeteren, aanvullen, laten verwijderen, of afschermen. Een wijzigingsverzoek of verwijderingsverzoek kunt u indienen door dit schriftelijk aan ons kenbaar te maken. U kunt dit per post aan ons sturen naar het volgende adres: New Energy Systems (Services), De Steeg 15, 6333 AT Schimmert. U kunt dit ook per e-mail aan ons sturen: info@newenergysystems.nl. Indien wij een verzoek van u ontvangen, zullen wij zowel het ontvangst van dit verzoek als de verwerking ervan allebei aan u bevestigen. We zullen binnen vier weken uw verzoek verwerken.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u vermoedt dat New Energy Systems (Services) zich niet aan de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens houdt. Een klacht kunt u indienen via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

New Energy Systems (Services) behoudt zich het recht voor om, zonder kennisgeving, wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Wij raden u aan dit privacy statement regelmatig te bekijken, zodat u altijd op de hoogte bent van de inhoud van het geldende privacy statement. Wanneer u vervolgens gebruik blijft maken van deze website, bent u automatisch gebonden aan de voorwaarden van het gewijzigde privacy statement. Dit privacy statement vervangt alle eerdere privacy statements met een ouder versienummer (zie voetnoot).

Versie: 1.0
Datum: 24 mei 2018